Das Once-Only Prinzip – Durch Bürokratieabbau in der Energiewirtschaft werden Effizienzgewinne erreicht

Aktuell lastet auf BürgerInnen und Unternehmen ein hoher bürokratischer Druck durch Mehrfachmeldung identischer Daten. Das OOP ist ein Konzept, nach dem BürgerInnen und Unternehmen bestimmte Daten nur ein einziges Mal an Behörden übermitteln müssen. Diese Daten werden von weiteren Behörden, innerhalb des gesetzlichen Rahmens, für andere Anliegen später wiederverwendet.

BDEW-Diskussionspapier zur Einführung des Once-Only-Prinzips (OOP) veröffentlicht

Die Energiewirtschaft gehört zu einer der am stärksten regulierten Branchen in Deutschland und in der EU. Sie ist systemkritisch, hochvernetzt, in Teilen monopolistisch aufgebaut und zentral für den Klimaschutz, weswegen strikte Regulierungen notwendig sind. Als einzige Branche wird sie gleichzeitig durch den Infrastrukturschutz, die Klimaschutzpolitik und den Verbraucherschutz reguliert. Zusammen mit den vielen nationalen Regulierungen, sorgen EU-Regelungen zusätzlich zu vielen Dopplungen bei den Informationspflichten der Marktteilnehmer.

Viele Unternehmen in der Energiewirtschaft müssen vergleichbare oder sogar identische Daten oft an mehrere Behörden melden, wie etwa die Bundesnetzagentur (BNetzA) oder das Umweltbundesamt (UBA).  Die spezifischen Meldepflichten durch das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG), dem Erneuerbare-Energie-Gesetz (EEG) oder des Messstellenbetriebsgesetzes (MsbG) beinhalten für viele Unternehmen ähnliche oder sogar identische Informationen, die von verschiedenen Behörden abgefragt werden. Durch diese redundanten Vorgänge entstehen höhere Bürokratiekosten und Dateninkonsistenzen.

Da dieses Thema von zentraler Wichtigkeit ist, hat der Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) ein Diskussionspapier veröffentlicht, in dem sich mit der Einführung des Once-Only-Prinzips (OOP) beschäftigt wird.

Das OOP ist ein Konzept, nach dem BürgerInnen und Unternehmen bestimmte Daten nur ein einziges Mal an Behörden übermitteln müssen. Diese Daten werden von weiteren Behörden, innerhalb des gesetzlichen Rahmens, für andere Anliegen später wiederverwendet.

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Die relevanten rechtlichen Grundlagen für eine Umsetzung des OOP wurden in Deutschland bereits geschaffen

Das OOP war Bestandteil des Koalitionsvertrags der letzten Bundesregierung und wurde im Dezember 2022 vom damaligen Bundeskanzler Olaf Scholz und den RegierungschefInnen der Länder beschlossen. Als rechtliche Grundlage zur Umsetzung des OOP dient das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) aus 2021. Die Registermodernisierung stellt eines der größten Vorhaben zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung Deutschlands dar. Im RegMoG wird geregelt, wie zwischen verschiedenen Behörden sensible Daten rechtssicher ausgetauscht werden können. Zusätzlich dazu wurde im Mai 2025 der Staatsvertrag zwischen dem Bund und den beteiligten Ländern für das Nationale Once-Only Technical System (NOOTS) vom Bundeskabinett verabschiedet. Das NOOTS soll in Zukunft das technische Rückgrat des OOP in Deutschland darstellen.

Obwohl es bereits eine rechtliche Grundlage für die Umsetzung des OOPs gibt, fehlen bislang noch sektorspezifische Vorgaben zur Umsetzung in der Energiewirtschaft. Aktuell wird den Behörden die Entscheidung zum Teilen der Daten selbst überlassen.

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Mit dem Once-Only-Prinzip wird Bürokratie abgebaut und die Datenqualität erhöht

Das OOP stellt sicher, dass Behörden weiterhin über valide und aktuelle Informationen verfügen. Gleichzeitig senkt es Kosten, indem Meldewege gebündelt und vereinfacht werden. Der BDEW geht in dem Diskussionspapier auf ein denkbares Konzept ein, in dem einige Behörden als Datenhalter bestimmter Datentypen fungieren, während andere Institutionen lediglich den einen Zugriff auf die bereits gemeldet Daten beim Datenhalter eingeräumt bekommen.

Die Vorteile des OOPs in der Energiewirtschaft sieht der BDEW auf Seiten der Unternehmen ebenso wie auf Seiten der Behörden. Unternehmen werden durch weniger redundante Meldepflichten und Formulare entlastet, während durch bessere Datenverfügbarkeiten auf Seiten der Behörden schnellere Bearbeitungszeiten realisiert werden können, was zu Effizienzsteigerungen in der Verwaltung führt. Zudem steigt die Datenqualität, da durch das OOP die Datenbestände konsistenter werden. Die Möglichkeit zur schnelleren Auswertung von Daten führt zu einer verbesserten Evidenzbasis für energie- und klimapolitische Entscheidung.

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Sensible Daten werden durch das OOP nicht öffentlich zugänglich

Wenn von behördenübergreifendem Austausch von Daten gesprochen wird, kommen in der Regel schnell Bedenken bezüglich des Datenschutzes auf. Auch mit dem OOP gilt weiterhin die rechtliche Grundlage der Zweckbindung, sodass Daten nur für die Gründe verwendet werden können, für die sie erhoben wurden. Auch die Datensparsamkeit muss weiterhin gewahrt bleiben. Nur Daten, die wirklich notwendig sind, dürfen erhoben und auch gespeichert werden. Des Weiteren besteht ein Recht auf Transparenz der Datenverarbeitung. Der aktuelle europäische Datenschutzbeauftragte Wojciech Wiewiórowski äußerte sich in einer Stellungnahme, dass zusätzliche Rechtsgrundlagen für die Einführung des OOP notwendig seien.

Ziel des OOP ist nicht der freie, uneingeschränkte Datenaustausch zwischen Behörden, sondern vielmehr ein kontrollierter und zweckgebundener Transfer, der datenschutzrechtlich korrekt umgesetzt wird, technisch abgesichert und gesetzlich legitimiert ist. Hier greifen unter anderem die DSGVO, die Nutzung des NOOTS zur technischen Sicherung und zukünftige Anpassungen des EnWG.

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Für das OOP sollte ein pragmatisches, stufenweises Umsetzungsmodell gewählt werden

Der BDEW skizziert im Diskussionspapier eine stufenweise Umsetzung, in der mit Pilotdatenfeldern mit hoher Skalierbarkeit begonnen wird. Es werden verschiedene Beispiele genannt, bei denen ein Start mit dem OOP denkbar ist. Sie sehen unter anderem einen Einstieg über die Energieverbrauchs- und Erzeugungsdaten. Diese müssen aktuell sowohl an die BNetzA als auch an Destatis gemeldet werden. Der Vorschlag beinhaltet, die Daten nur einmal zu erfassen und die Netzbetreiberdaten auf einer zentralen Datenplattform zu speichern. Auf diese soll ein gezielter Zugriff für Statistikämter ermöglicht werden.

Ein weiterer Vorschlag sieht die Nutzung des OOPs für die Anlagen- und Förderdaten vor. Diese werden aktuell sowohl im Marktstammdatenregister (MaStR) als auch in Form von Förderanträgen eingereicht. Ein automatisierter Abgleich zwischen MaStR und den Förderportalen könnte ein erster Schritt zur Umsetzung des Prinzips sein.

Die Umsetzung der Pilotdatenfelder soll über das NOOTS erfolgen, welches bis zur Einführung einige grundlegende Funktionen übernehmen muss. Es müssen sichere Schnittstellen bereitgestellt werden, sodass die Daten ohne Datenschutzbedenken unter den Behörden ausgetauscht werden können. Hierfür wird auch eine zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten, eine Protokollierung der Datennutzung sowie eine niedergeschriebene Zweckbindung eingerichtet werden. Um eine Zentralisierung der Daten zu erreichen, müssen sie durch einheitliche Identifikatoren wie die Steuer-ID oder MaStR-ID verknüpfbar werden.

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Das OOP wird bereits seit Jahren in anderen europäischen Ländern erfolgreich umgesetzt

Das OOP ist kein neues Konzept, sondern wird bereits in vielen europäischen Ländern seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Estland gilt als eines der Vorreiterländer. Bereits seit 2007 verbietet dort der Public Information Act den Aufbau getrennter Datenbanken zur Sammlung identischer Daten. Ein weiteres Gesetz, der General Part of the Economic Activities Code Act, verbietet es estländischen Behörden Daten von Unternehmen anzufragen, wenn sie bereits in einer öffentlichen Datenbank verfügbar sind.

Auch in den Niederlanden wird das OOP sowohl bei BürgerInnen als auch Unternehmen angewendet. Seit 2003 existiert dort das Basic Registries System, in dem Informationen über Firmen und Privatpersonen wie Namen, Adressen und Einkommensnachweise hinterlegt sind. Ein Teil der Daten ist öffentlich einsehbar, während sensiblere Daten nur für bestimmte Interessenten verfügbar sind.

In Spanien wurde das OOP bereits inhaltlich im Jahr 1992 in Gesetzen niedergeschrieben. Damals erhielten BürgerInnen das Recht, die Lieferung angefragter Dokumente zu verweigern, wenn sie diese der anfragenden Behörde im Vorfeld bereits einmal geliefert hatten. In 2007 wurde das Gesetz dahingehend erweitert, dass die Lieferung der Dokumente nicht mehr nur verweigert werden konnte, wenn sie der gleichen Behörde bereits geschickt wurden, sondern wenn sie jeglicher spanischen Behörde in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt worden waren. Die Positiv-Beispiele aus Spanien, den Niederlanden und insbesondere Estland zeigen, dass das Once-Only-Prinzip nachweislich Bürokratie abbaut, Verwaltungsprozesse beschleunigt und die Datenqualität nachhaltig verbessert. Die bisherigen Erfahrungen legen dar, dass auch in hochregulierten Bereichen eine rechtskonforme und technische Umsetzung möglich ist.

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Gesamtfazit

Die Energiewirtschaft steht vor der Herausforderung, große Datenmengen effizient und konsistent zu verarbeiten. Der Status quo ist geprägt von parallelen Meldewegen, fragmentierten IT-Systemen und redundanten Datenerhebungen. Dies verursacht unnötige Bürokratie und erschwert transparente Entscheidungsprozesse. Das Once-Only-Prinzip kann eine Lösung für diese Probleme bieten. Durch eine einmalige Erhebung und die kontrollierte Nachnutzung vorhandener Daten können sowohl die Meldebelastung für Unternehmen als auch die Kosten durch den erhöhten Bürokratieaufwand deutlich reduziert werden.

Mit einem fokussierten, schrittweisen Vorgehen über Pilotbereiche, einer klaren Rollenverteilung und NOOTS als technische Basis lassen sich schnell sichtbare Effizienzgewinne erzielen. Die Qualität der Daten steigt, während Unternehmen und Behörden gleichermaßen entlastet werden.

Damit eine erfolgreiche Umsetzung gelingt, müssen nun die politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen so ausgerichtet werden, dass der geteilte Datenzugang rechtssicher, zweckgebunden und datenschutzkonform ermöglicht wird. Damit das OOP auch in Deutschland Realität werden kann, braucht es einen klaren politischen Impuls, verbindliche interbehördliche Vereinbarungen und einen Zeitplan für Rechtsanpassungen und die IT-Integration. Die Energiewirtschaft eignet sich als Pilotsektor und kann als Blaupause für andere Bereiche mit komplexen Berichtspflichten dienen. Sie zeigt, dass digitale Verwaltungsmodernisierung nicht nur Bürokratie abbaut, sondern auch die Energiewende durch valide, aktuelle und konsolidierte Daten als Grundlage für wirksame politische Entscheidungen stärken kann.

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